Produkty
Produkty

Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů společnosti OLMA, a.s.

Naše společnost při své činnosti využívá osobní údaje[1] Vás, našich zákazníků a obchodních partnerů, skutečných či potenciálních, spolupracovníků či návštěvníků areálu OLMA. Ochranu Vašich osobních údajů a Vašeho soukromí nebereme na lehkou váhu a děláme vše pro to, aby byly dostatečným způsobem zajištěny. S osobními údaji nakládáme zcela v souladu s platnou právní úpravou.

V tomto dokumentu Vám objasníme, jaké osobní údaje shromažďujeme, za jakým účelem, jak je využíváme, co děláme pro to, aby byly v bezpečí, a jaká práva můžete vůči nám uplatnit. Právní rámec poskytuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27.4.2016 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

[1] Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Kdo jsme? (tj. správce osobních údajů)

Správcem osobních údajů[2] je naše společnost OLMA, a.s., se sídlem Pavelkova 597/18, 77900 Olomouc IČ: 47675730, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 748.
V závěru tohoto dokumentu jsou uvedeny veškeré kontakty na naši společnost.

[2] Správcem osobních údajů se rozumí ten subjekt, který určuje, jaké osobní údaje a proč bude shromažďovat a jak je bude chránit.

 

Jaké údaje shromažďujeme?

Bez souhlasu

  1. Identifikační údaje - osobní údaje sloužící k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci, např. jméno, příjmení, titul, datum narození, průkaz totožnosti, adresa bydliště, sídlo / místo podnikání, podpis, přihlašovací údaje k naší webové aplikaci na www.olmici.cz (login, heslo).
  2. Kontaktní údaje - údaje umožňující Vás kontaktovat, např. telefonní číslo, e-mailová adresa, kontaktní adresa.
  3. Údaje o nákupech a naší obchodní spolupráci, zejména historie nákupů, platební údaje, bankovní spojení, platební karta, fakturované a hrazené (dlužné) částky, údaje o probíhajícím plnění a komunikace s Vámi či Vašimi zaměstnanci. V souvislosti s komunikací si naše společnosti může ukládat také některé technické údaje, tedy čas provedené komunikace a IP adresu, z níž bude zaslána.
  4. Údaje o vstupech do areálu naší společnosti – kniha návštěv a evidence průjezdů na vrátnici.
  5. Fotografie.
  6. Kamerové záznamy.
  7. Údaje shromažďované o zařízeních v souvislosti s využíváním webových služeb a aplikací - při využívání webových stránek naší společnosti www.olma.cz či www.olmici.cz, aplikací či e-shopu používáme ke shromažďování a ukládání informací různé technologie k identifikaci Vašeho prohlížeče a zařízení (soubory cookies), shromažďujeme údaje o zařízení (IP adresa), údaje o poloze (IP adresa). Zpracovatelem zmíněných webových stránek je společnost Zdeněk Nováček, s.r.o., IČ: 022 12 528, se sídlem Wolkerova 247/10, 78701 Šumperk.
  8. Údaje o využívání Vašich zákonných práv a evidence jejich uplatnění vůči naší společnosti.
  9. Další údaje, jejichž zpracování naší společnosti ukládá právní předpis České republiky nebo Evropské unie – např.: informace o zdravotní způsobilosti návštěvníků výroby.

Se souhlasem

Naše společnost v některých případech zpracovává výše uvedené údaje nebo i další údaje na základě Vašeho souhlasu. V takových případech je přesný rozsah zpracovávaných osobních údajů uveden v souhlasu, který jste podepsali. V takových případech máte vždy možnost tento souhlas odvolat. Např. se souhlasem uchováváme v naší databázi údaje o uchazečích o zaměstnání uvedené v zaslaných životopisech či vyplněných dotaznících (včetně případně přiložených fotografií).

Rodné číslo

Vaše rodné číslo budeme zpracovávat pouze, pokud ho sami dobrovolně na smlouvě uvedete nebo to bude vyžadovat právní předpis (pokud to není stanoveno výslovně právním předpisem, naše společnost netrvá na tom, abyste Vaše rodné číslo uváděli, raději jej tedy neuvádějte).
V případě, že na základě či v souvislosti s uzavřenou smlouvou rodné číslo uvedete, vyjadřujete tak - jakožto nositel tohoto rodného čísla – souhlas ve smyslu § 13c odst. 1 zákona č. 133/2000 Sb. s tím, aby naše společnost toto jeho rodné číslo využívala pro účely evidence smluv, poskytnutých plnění a ochranu našich práv, aby jej za tímto účelem archivovala, zpracovávala a užívala. Souhlas lze odvolat, to však nemá vliv na naše oprávnění zpracovávat informace a údaje, v případech uložených právními předpisy či pro jiné účely, ledaže by výslovně stanovily jinak

Za jakým účelem a na základě jakého právního titulu?

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat), a současně právních důvodů (titulů), na kterých zpracování zakládáme. Aby bylo zpracování legální, musí být vždy založeno na některém z titulů vyjmenovaných v čl. 6 Nařízení. Často je údaj využíván zároveň k více účelům a zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud účely zpracování pominou nebo odpadnou všechny právní tituly zpracování, přestaneme osobní údaje zpracovávat. Osobní údaje zpracováváme pro předem určený účel a jen v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu. Jen ve výjimečných případech podmíněných splněním dalších podmínek Nařízení můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než pro které byly původně shromážděny.

Bez souhlasu

  1. Pro účely uzavření smlouvy a plnění uzavřené smlouvy. Z této smlouvy vyplývá, jaké údaje musíme zpracovávat, abychom mohli splnit vše, co jsme si sjednali a co nám v souvislosti s takovou smlouvou ukládá zákon. Tento účel a zákonný důvod zpracování se vztahuje i na přípravu smlouvy, jednání o podmínkách smlouvy či vedení výběrového řízení.
  2. Pro účely a z titulu plnění zákonných povinností (zejména zákon o účetnictví, daňový řád, zákoník práce, zákon o DPH, zákon o spisové a archivační službě, zákon o ochraně spotřebitele, zákony regulující reklamu).
  3. Pro účely řízení vztahů se zákazníky, statistické účely a vytváření analytických modelů – abychom mohli rozvíjet své služby a zlepšovat naše výrobky, zpracováváme také údaje o nákupech, o požadavcích či stížnostech, porovnáváme a analyzujeme údaje o produktech naší společnosti, vytváříme statistiky a predikce odbytu, a to z důvodu ochrany našich práv a oprávněných zájmů. Snažíme se v těchto případech údaje anonymizovat v největší možné míře. Právním důvodem zpracování je plnění uzavřené smlouvy a oprávněný zájem naší společnosti.
  4. Pro účely interní správy naší společnosti – k evidenci a plnění uzavřených smluv, pro kontrolu činnosti našich zaměstnanců či jiných administrativních postupů v rámci interních procesů nastavených naší společnosti (např. vnitřní správa naší činnosti, vytváření reportů o činnosti naší společnost nebo jednotlivých zaměstnanců, snaha o optimalizaci interních procesů nebo potřeba proškolení zaměstnanců). Právním titulem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
  5. Pro účely bezpečnosti a řízení rizik – v případech, kdy nám to ukládá právní předpis, nebo z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu za účelem zajištění bezpečnosti v areálu naší společnosti, ochrany našeho majetku, předcházení a odhalování podvodného nebo škodného jednání, atd. některé údaje (zejména získané z komunikace s partnerem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti. Právním titulem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
  6. Pro účely výkonu nebo obhajoby právních nároků naší společnosti nebo třetích osob – jsme-li nuceni vymáhat svá práva a pohledávky nebo je hájit v soudním či správním řízení, použijeme nezbytné osobní údaje. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti.
  7. Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing) – typicky zasílání e-mailů nebo telefonické kontakty s nabídkami podobných výrobků či služeb, jako jste od nás odebírali. Nabídky můžeme zasílat, dokud nevyjádříte přání, abychom Vám takové nabídky již dále nezasílali (vizte právo vznést námitku). Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám (vyjma našich subdodavatelů – zpracovatelů, kteří budou zpracování provádět pro nás). Právním titulem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
  • ! Vezměte, prosíme, na vědomí, že Vám budou obchodní sdělení zasílána ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb. na Vaši adresu (včetně e-mailové), budete kontaktováni nevyžádaným directmailem obsahujícím obchodní sdělení týkající se produktů, obchodu a služeb naší společnosti. Toto šíření obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout (vizte právo vznést námitku). Neurčíte-li výslovně jinak, nemá odmítnutí vliv na zasílání jiných druhů obchodních sdělení, než na které reagujete.

Se souhlasem.

S Vaším souhlasem můžeme zpracovávat osobní údaje i pro jiné účely (např. marketing). V takových případech je účel shromáždění a dalšího nakládání s osobními údaji přesně vymezen ve Vašem souhlasu. V takových případech máte vždy možnost tento souhlas odvolat.

Použití pro jiný účel než byly shromážděny?

V některých případech může naše společnost zpracovávat osobní údaje pro jiný účel, než je účel, pro který byly osobní údaje shromážděny. Tak je tomu, zejména pokud:

  • Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy a právní předpis nám následně ukládá, jak dlouho musíme údaje uchovávat (např. dle zákona o účetnictví musíme faktury na cenu za poskytnuté zboží nebo službu archivovat po dobu 10 let, i když už údaje pro účely plnění smlouvy nepotřebujeme).
  • Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy a následně vznikne spor a naše společnost musí vymáhat své právní nároky nebo hájit svá práva
  • v souladu s ust. § 7 zák. 480/2004 Sb., zasíláme obchodní sdělení zákazníkům nebo odběratelům, kteří s naší společností v minulosti obchodovali a při té příležitosti nám sdělili svou adresu – blíže k tomuto vizte účely zpracování nebo právo vznést námitku.

Z jakých zdrojů naše společnost osobní údaje získává?

  • Přímo od Vás při jednání o uzavření smlouvy nebo poskytnutí služby a následně při realizaci (ve většině případů).
  • Z veřejně dostupných rejstříků a evidencí, a to v odůvodněných případech, kdy uplatňujeme naše oprávněné zájmy, zejména při vymáhání dlužných částek, při výběru vhodného dodavatele, při ověření existence subjektu nebo při ověřování aktuálnosti údajů.
  • Z otevřených či veřejně dostupných zdrojů – např. webové stránky či inzerce partnera – v případě potenciálních obchodních partnerů za účelem navázání komunikace o možné obchodní spolupráci. Takové základní údaje si může naše společnost uložit do svého CRM systému za účelem dalšího kontaktu.
  • Pro vnitřní administrativní účely[3] si mezi sebou příležitostně předáváme údaje s dalšími subjekty začleněnými do koncernu.

    [3] V rámci koncernu AGROFERT si předáváme některé osobní údaje našich obchodních partnerů, zákazníků či zaměstnanců, a to především za účelem vnitřní správy a reportingu. Účelem však může být i usnadnění uzavírání smluv, poskytování plnění či řešení některých záležitostí.

  • Od dalších subjektů, pokud to výslovně umožňuje právní předpis (např. v rámci soudního sporu) nebo pokud jste tomuto dalšímu subjektu dali svůj výslovný souhlas k předání informací o Vás.

Jste povinni předávat nám osobní údaje?

Pokud údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, pak je předání Vašich osobních údajů zcela dobrovolné.
Pokud údaje zpracováváme v souvislosti se smlouvou, kterou jste s námi uzavřeli, nebo se službou, kterou Vám poskytujeme, můžete se dobrovolně rozhodnout, zda smlouvu uzavřete nebo službu budete čerpat anebo nikoliv. Pokud k uzavření smlouvy nebo k čerpání služby došlo, pak jste povinni předat nám informace nezbytné k plnění smlouvy či čerpání služby. Bez těchto informací Vám nemůžeme službu nebo jiné plnění poskytnout.
Pokud je důvodem shromáždění a dalšího zpracování Vašich osobních údajů plnění právních povinností nebo ochrana našich oprávněných zájmů, pak jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout. Vždy žádáme jen údaje potřebné pro splnění vymezeného účelu.

Jak bude zpracování probíhat?

Naše společnost bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů (např. v našem CRM systému, v rámci aplikace Outlook, pokud jde o e-maily, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Písemnosti bude naše společnost zpracovávat ve své kartotéce.

Jakým způsobem zajišťujeme ochranu Vašich údajů?

Naše společnost v souladu s platnou právní úpravou zabezpečuje osobní údaje, se kterými nakládá, pomocí veškerých vhodných technických a organizačních opatření, aby s přihlédnutím k povaze, rozsahu a účelům zpracování a k pravděpodobným rizikům zajistila nejvyšší možnou úroveň ochrany. Máme zavedeny bezpečnostní a kontrolní mechanismy ve snaze zabránit neoprávněnému přístupu nebo přenosu údajů, jejich ztrátě, zničení nebo jinému možnému zneužití.
Naši zaměstnanci jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Pokud údaje předáváme třetím osobám, pak jsou i tyto osoby zavázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

Jak můžete sami snížit rizika?

Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:

  • Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout. Zejména pečlivě byste měli zvážit poskytnutí údajů, které se týkají Vašeho osobního života a jeho aspektů nesouvisejících s účely, pro které je poskytujete nebo údajů určených ke zveřejnění (např. Vašich komentářů pod články apod.). Pokud máte pocit, že po Vás vyžadujeme příliš mnoho údajů, kontaktujte nás, prověříme přiměřenost našeho požadavku.
  • Pokud nám poskytujete nebo v našich službách zveřejňujete osobní údaje třetích osob (Vašich rodinných příslušníků či jiných zaměstnanců Vašeho podniku apod.), zamyslete se nad tím, zda je toto předání nutné a potřebné. V případě potřeby si vyžádejte souhlas takovýchto třetích osob
  • Pokud Vás některý z našich kolegů žádá o poskytnutí údajů, nebojte se zeptat, zda je to potřebné a zda nelze dosáhnout cíle zpracování i bez těchto údajů.
  • Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud se bude předávání údajů týkat těchto osob, je nutné zvlášť pečlivě zvážit všechny okolnosti. Zároveň je nutné zvážit, zda k poskytnutí takových údajů není třeba souhlas těchto osob či jejich zákonných zástupců (např. rodičů). Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopní se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem či nás zvlášť kontaktujte.
  • Pokud se budete přihlašovat do našich systémů prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte, ani našim zaměstnancům. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení hesel, byť by byly podepsány jménem naší společnosti. Jedná se pravděpodobně o podvrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla.
  • Pokud nám posíláte důvěrné údaje, snažte se využít bezpečný způsob komunikace, např. zaheslování souboru spojené se zašifrováním a předání hesla jiným komunikačním kanálem.
  • Pokud budete mít pocit, že ze strany naší společnosti nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve, a to buď elektronicky na naši e-mailovou adresu gdpr@olma.cz nebo na jiných kontaktních adresách.
  • Snažíme se vždy udržovat tato poučení aktuální. Proto čas od času budeme provádět úpravy těchto pravidel. U podstatnějších úprav Vás budeme informovat zvlášť, přesto není na škodu si čas od času znovu tato pravidla pročíst.
  • Udržujte své údaje v rozhraní našich služeb aktuální.

Komu předáváme Vaše osobní údaje?

  1. Zpracovatelé – většinu činností zpracování provádí naše společnost pomocí vlastních sil, v některých případech využíváme služeb třetích osob (dále jen „zpracovatelé“). Snažíme se vybírat jen takové specialisty, kteří jsou dostatečně důvěryhodní a zabezpečují předávané osobní údaje. Zpracovatelé se smluvně zavázali poskytovat alespoň stejnou úroveň ochrany předaných osobních údajů, jakou poskytuje naše společnost. Zpracovatel je oprávněn nakládat s předanými údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, kterou byl naší společností pověřen. Pokud využíváme cloudová uložiště, jsou tato umístěna v rámci EU a je tak zajištěna úroveň ochrany vyžadovaná platnou právní úpravou.
    Zpracovateli jsou:
    • poskytovatelé IT systémů, aplikací a cloudových úložišť
    • marketingové agentury
    • strážní služba
    • případně subjekty vymáhající naše pohledávky
  2. Našim externích poradcům nebo partnerům, kteří sami zpracovávají osobní údaje - pokud je to nezbytné za účelem poskytování poradenských služeb nebo pokud se zavážeme namísto Vás sjednat nějakou službu, abychom Vám poskytli maximální komfort, nebo je-li to nezbytné pro ochranu práv a zájmů naší společnosti (například právnímu zástupci, daňovému nebo ekonomickému poradci, auditorům, pojišťovnám nebo pojistnému brokerovy, bance, soudům, soudním exekutorům, dražebníkům, dopravci nebo České poště).
  3. Našim dodavatelům externích služeb, kteří mohou při zajišťování funkčnosti příslušných služeb získat přístup k osobním údajům zpracovávaným naší společností, ale sami s osobními údaji nejsou oprávněni nakládat (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb, provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií).
  4. Společnostem v rámci koncernu AGROFERT příležitostně předáváme některé osobní údaje našich obchodních partnerů či zákazníků, a to především za účelem vnitřní správy a reportingu. Účelem však může být i usnadnění uzavírání smluv, poskytování plnění či řešení některých záležitostí.
  5. Státním orgánům, respektive dalším subjektům v případech, kdy to naší společnosti ukládá právní předpis (například orgány státní správy, orgány dohledu, orgány činné v trestním řízení, soudy, exekutoři, notáři, insolvenční správci).
  6. S Vašim souhlasem nebo na Váš příkaz mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům.
  • ! Podle Nařízení platí zásada volného pohybu osob v EU, na druhou stranu však Nařízení omezuje předávání osobních údajů do ciziny mimo EU. Naše společnost standardně osobní údaje do ciziny mimo EU nepředává. Může se však stát, že Vaše osobní údaje budou zpracovány v počítačovém systému, jehož servery se budou nacházet mimo území EU, i když se takovým situacím snažíme vyhýbat. S ohledem na obvykle v rámci podnikání užívané systémy by se jednalo nejvýše o systémy využívající servery nacházející se ve Spojených státech amerických. V takovém případě bychom vybrali jako smluvního partnera společnost, která bude splňovat podmínky schválené Evropskou komisí pro bezpečný přenos dat mezi EU a USA, tzv. Privacy Shield. Pokud bychom předávali Vaše osobní údaje mimo EU, budeme Vás v případě nutnosti o tom vhodným způsobem informovat.

Členství v koncernu

Společnost patří do koncernu AGROGERT. Seznam společností patřících do tohoto koncernu můžete najít na webových stránkách www.agrofert.cz.

Doba uložení Vašich osobních údajů

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. V některých případech nelze určit potřebnou dobu zpracování konkrétní cifrou, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.
Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou pro splnění účelu, pro který byly shromážděny nebo navazujícího jiného účelu. Pokud nám přímo právní předpis neukládá konkrétní dobu, po kterou musíme osobní údaje uchovávat, máme za to, že účel zpracování trvá nejméně po dobu, kdy z této činnosti zpracování hrozí uplatnění právních nároků a ještě jeden kalendářní rok po zániku všech hrozících právních nároků, tj. v případě smlouvy zpravidla 11 po zániku smluvního vztahu.[4]

Při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů bude dále vycházeno zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.
Pro účely zasílání obchodních sdělení bude naše společnost zpracovávat Vaše kontaktní údaje po dobu, než partner vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale budeme oprávněni zpracovávat základní údaje o tom, proč jsme obchodní sdělení zasílali, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.

[4] Například při koupi zboží po uplynutí záruční doby plyne promlčecí lhůta, během které může zákazník vůči naší společnosti uplatňovat právní nároky. Poté si osobní údaje uchováme ještě po dobu jednoho roku, abychom měli jistotu, že ani v poslední den lhůty nebyla k soudu či jinému orgánu podána proti naší společnosti žádná žaloba.

Poučení o zpracování osobních údajů pro kontaktní osoby smluvních partnerů

V rámci zpracování osobních údajů aktuálních či potenciálních smluvních partnerů zpracovává OLMA, a.s. také údaje o jejich kontaktních osobách (např. jejich statutárních orgánech či zaměstnancích, kteří se společností OLMA, a.s. jednají).

V rámci těchto údajů jsou obvykle zpracovávány údaje o jménu a příjmení takových osob, jejich e-mailové adrese, pracovní pozici, jejich tel. čísle a případně zápisy ze schůzek s nimi. Tyto údaje jsou zpracovávány pro stejné účely a v obdobném rozsahu a s obdobnou dobou trvání jako údaje smluvních partnerů. Jednotliví zaměstnanci společnosti si mohou vést svoje vlastní seznamy kontaktních osob, např. v rámci telefonních adresářů či katalogů vizitek. Telefonní čísla, s nimiž probíhala komunikace z firemních zařízení, jsou dále také ukládána po přiměřenou dobu za účelem řádného vyúčtování telekomunikačních služeb, ochrany práv společnosti a případného rozlišení mezi soukromými a pracovními hovory. Přístup k takovým údajům mají však kromě administrátorů systému pouze zaměstnanci, z jejichž zařízení komunikace probíhala.

Aktualizace údajů

Protože je jednou z našich povinností jako správce osobních údajů zpracovávat přesné údaje, dovolujeme si Vás požádat o zaslání informace o jakékoliv změně Vašich osobních údajů, a to buď osobě, se kterou běžně za naši společnost komunikujete, nebo na níže uvedených kontaktech.

Právo vznést námitku

Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší společnosti nebo třetí strany, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku, a to v případech, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo.
Naše společnost bude muset přezkoumat prováděné zpracování. Takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašim zájmem na ochranu soukromí či jinými zájmy, právy a svobodami, nebo pokud nebude zpracování prováděno pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti.
Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, můžete kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit i prostřednictvím technických nástrojů (odhlášení od odběru obchodních sdělení). Naše společnost poté Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat nebude, mohou však být zpracovávány nadále pro jiné účely.
Námitku můžete, stejně jako svá další práva, uplatnit na níže uvedených kontaktech. Vždy, prosíme, uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by naše společnost neměla údaje o Vás zpracovávat.
Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, není ji možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje na základě jiného právního titulu než nezbytnosti pro oprávněný účel – např. z důvodu nezbytnosti pro plnění smlouvy či plnění zákonných povinností.

Jaká jsou Vaše další práva a možnosti?

1. Právo na informace a vysvětlení

Naše společnost je povinna poskytnout Vám stručně, transparentně a srozumitelně informace uvedené v tomto dokumentu. Pokud Vám kterékoliv ustanovení těchto zásad není jasné nebo není pro Vás zcela srozumitelné, neváhejte se na nás obrátit.

2. Právo odvolat souhlas

V případech, kdy údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na ty činnosti zpracování, které již proběhly v době, kdy byl údaj platně udělen, ani na ty činnosti zpracování, které je naše společnost z důvodu dříve uděleného souhlasu a již provedených činnosti zpracování povinna učinit (z důvodu dodržování právních povinností nebo ochrany našich oprávněných zájmů).
Odvolání souhlasu je bezplatné a můžete tak učinit jakoukoliv formou, nejlépe stejnou formou, jakou jste souhlas udělili. Např. pokud jste svůj souhlas udělili v rámci námi provozované aplikace, nabízí tato aplikace také možnost odvolání souhlasu. V ostatních případech máte možnost souhlas odvolat písemně nebo emailem na níže uvedených kontaktech. Je potřeba uvést Vaše identifikační údaje a pro jaký účel původně poskytnutý souhlas odvoláváte.

3. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo mít přehled o tom, které údaje o Vás zpracováváme. Můžete si tak u nás vyžádat informaci, zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje naší společností zpracovávány. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme, poskytneme Vám veškeré související informace v rozsahu požadovaném článkem 15 nařízení GDPR, včetně kopie zpracovávaných osobních údajů.[5]

Realizací práva na přístup k osobním údajům nesmí být dotčena práva jiných osob.
Aby bylo zajištěno, že toto právo nebude zneužito jinou osobou, a abychom zabránili tomu, že veškeré Vaše osobní údaje předáme cizí osobě, jsme povinni ověřovat totožnost osoby, která uplatňuje právo na přístup. V případě, že data byla získána spolu se se zadáním Vašeho emailu, musí být dotaz zaslán z tohoto emailu. V ostatních případech budeme vyžadovat doložení jiných informací, které bychom mohli spojit s informacemi, které má naše společnost již k dispozici, abychom si mohli být jisti, že údaje nepředáváme někomu jinému. Nebude-li možné Vás takto bezpečně identifikovat, budeme nuceni požádat Vás o Vaši osobní identifikaci občanským průkazem při osobním jednání nebo zaslání písemné žádosti s úředně ověřeným podpisem.

[5] Sdělíme Vám kategorie osobních údajů, které zpracováváme, účely zpracování, kategorie příjemců, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu zpracování údajů, informace o zdroji těchto údajů, informaci o Vašich právech a informaci, zda dochází k automatizovanému rozhodování.

 

4. Právo na opravu, respektive doplnění

Pokud se domníváte, že zpracováváme nepřesné údaje o Vaší osobě, máte právo nás na to upozornit a žádat opravu či doplnění.

5. Právo na výmaz (tzv. právo „být zapomenut“)

Máte právo žádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud je splněna nejméně jedna z následujících podmínek:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
  • subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
  • subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti,
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Naše společnost podle článku 17 odstavce 3. nařízení GDPR nemusí požadované údaje vymazat, pokud je zpracování nezbytné:

  • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti,
  • pro výkon práva na svobodu projevu a informace,
  • pro splnění právní povinnosti uložené naší společnosti předpisem ČR nebo EU,
  • pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, je-li jím naše společnost pověřena,
  • z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví při zpracování pro účely preventivního nebo pracovního lékařství atd. [6]
  • pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro statistické účely nebo pro účely vědeckého a historického výzkumu, nebo pokud by výmaz splnění těchto cílů vážně ohrozil.[7]
  • [6] Čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 nařízení GDPR

  • [7] V souladu s čl. 89 odst. 1 nařízení GDPR

6. Právo na přenositelnost údajů

Platná právní úprava Vám garantuje právo získat od naší společnosti Vaše osobní údaje, které jste nám sami poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžeme předat Vám nebo jinému správci, pokud o to požádáte a pokud to je technicky proveditelné. Toto právo lze uplatnit v případě, že:

  • důvodem zpracování je Váš souhlas nebo plnění smlouvy či čerpání služby od naší společnosti a zároveň
  • zpracování naše společnost provádí automatizovaně.

Realizací tohoto práva nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Toto právo nelze uplatnit, pokud Vaše osobní údaje zpracováváme pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, pokud tím byla naše společnost pověřena.

7. Jak vyřizujeme Vaše námitky a žádosti?

Pokud se na naši společnost obrátíte s námitkou nebo žádostí o uplatnění některého ze svých zákonných práv, informujeme Vás o přijatých opatřeních. Pokud žádné opatření nepřijmeme, rovněž Vás o tom informujeme a vysvětlíme Vám důvody našeho postupu. Tyto informace Vám poskytneme do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Pokud bude třeba z důvodu složitosti a počtu žádostí tuto lhůtu prodloužit, dáme Vám o tom vědět rovněž do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody odkladu. Lhůtu prodloužíme nejdéle o další dva měsíce. Uděláme vše proto, abychom Vám informace o přijatých opatřeních poskytli co nejdříve.
Veškeré námitky a žádosti a naše reakce se činí a poskytují bezplatně. Naše společnost ale není povinna v určitých případech stanovených Nařízením žádosti vyhovět, a to zejména pokud se žádosti opakují nebo jsou zjevně nepřiměřené nebo nedůvodné. V takových případech můžeme žádat přiměřený poplatek k uhrazení administrativních nákladů spojených s poskytnutím informací nebo dokonce můžeme odmítnout žádosti vyhovět.
Naše společnost může Vašim žádostem či námitkám vyhovět pouze pokud nemá důvodné pochybnosti o totožnosti osoby, která žádost či námitku podává. Musíme zajistit, aby práva nebyla zneužívána jinými osobami a Vaše osobní údaje nebyly neoprávněně předány cizí osobě. Z toho důvodu naše společnost ověřuje totožnost žadatele, a to buď vyžádáním dodatečných informací, s jejichž pomocí nám bude potvrzena totožnost žadatele, anebo předložením žádosti či námitky s úředně ověřeným podpisem. V případě ústního uplatnění žádosti či námitky na naší pobočce budeme požadovat prokázání Vaší totožnosti předložením průkazu totožnosti.

8. Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, nebo nesouhlasíte s přístupem naší společnosti, můžete se kdykoliv se stížností obrátit na dozorový úřad:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
e-mail: posta@uoou.cz
web.: www.uoou.cz

Jak nás můžete kontaktovat?

S Vašimi dotazy, žádostmi či námitkami se můžete na naši společnost obracet následujícími způsoby:
Poštou: OLMA, a.s., Pavelkova 597/18, 779 00 Olomouc
E-mailem: gdpr@olma.cz
Telefonicky: 585 103 221, 585 103 282

Závěrem

Tento dokument bude průběžně aktualizován a doplňován.

  1. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
  2. Správcem osobních údajů se rozumí ten subjekt, který určuje, jaké osobní údaje a proč bude shromažďovat a jak je bude chránit.
  3. V rámci koncernu AGROFERT si předáváme některé osobní údaje našich obchodních partnerů, zákazníků či zaměstnanců, a to především za účelem vnitřní správy a reportingu. Účelem však může být i usnadnění uzavírání smluv, poskytování plnění či řešení některých záležitostí.
  4. Například při koupi zboží po uplynutí záruční doby plyne promlčecí lhůta, během které může zákazník vůči naší společnosti uplatňovat právní nároky. Poté si osobní údaje uchováme ještě po dobu jednoho roku, abychom měli jistotu, že ani v poslední den lhůty nebyla k soudu či jinému orgánu podána proti naší společnosti žádná žaloba.
  5. Sdělíme Vám kategorie osobních údajů, které zpracováváme, účely zpracování, kategorie příjemců, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu zpracování údajů, informace o zdroji těchto údajů, informaci o Vašich právech a informaci, zda dochází k automatizovanému rozhodování.
  6. Čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 nařízení GDPR
  7. V souladu s čl. 89 odst. 1 nařízení GDPR